内閣府と内閣官房が PPAP の利用廃止を始めたように、近頃はクラウドストレージの利用が進んでいます。一方で、利用していて注意が必要だと感じたことありませんか？

共有中である事を忘れ、資料を修正

今は資料を添付してメール送付するのではなく「共有する」時代。Livestyle もSharePoint や OneDrive を使って共有するのが基本ルールです。

ところが、先日、共有のリスクに気づいた事例がありました。

私はいつも通り、提案資料の修正をしていたのですが、その資料がお客様と共有しているファイルであることに気付いたのです。

社内向け資料に加工していたため、共有してはいけない情報がちらほら…。すぐ昔のバージョンに戻しました。共有先のアクセス履歴なく事なきを得ましたが、危険なところでした。皆さんも同じようなことを感じたことありませんでしょうか？

見ている方によっては共感が得られないかもしれません。一方で、今回のようなリスクにすら気づいていない方が、あなたの周りにいるかもしれません。

知らず知らずのうちに、またはうっかりミスによる「クラウドストレージ利用による情報漏洩」を防ぐためにも、誰でもできる対策や工夫をしてみてはいかがでしょうか。

少しの工夫で対処が可能

では、どうしたらよいのでしょうか。ここでは一般的な共有方法と、私が行っているちょっとした工夫についてご案内します。

有効期限の設定を行う

OneDrive や SharePoint を使って共有する際は、有効期限の日付を設定することができます。期限が切れると共有されたユーザーは対象のファイルにアクセスする事ができなくなります。

例）OneDrive for Business の場合

共有用の専用フォルダを用意する

意識づけのための工夫の一つとなりますが、共有用の専用フォルダを作る事も、リスクを低減する方法です。

私の場合は、OneDrive 内で”外部共有“という名前のフォルダ（ユーザーフォルダとは別に）を用意しています。お客様と資料を共有するときは、必ずこのフォルダに資料を保存してから共有しています。

こうすることで、「ここにある資料は、お客様と共有状態にある資料なんだ」と自らに認識させています。また、共有しているファイルを1か所で管理可能なため、棚卸も簡単に行えるというメリットもあります。

まとめ

Microsoft 365 / Office 365 の機能をフル活用すれば、システム的に有効期限を固定することもできますが、ユーザーの意識づけをはじめ、個々の対策も重要な要素の一つだと思います。

クラウドストレージの利用が進んでいる今だからこそ、利用上のリスクをきちんと把握し、ちょっとした工夫で未然防止をしてみてはいかがでしょうか。